Habilidades esenciales de administración remota y consejos para el éxito

Más empresas que nunca están adoptando entornos de trabajo remotos o híbridos. Como tal, es más importante que nunca que los gerentes comprendan cómo administrar equipos remotos de manera efectiva.

Eso incluye comprender los matices de la gestión de empleados remotos. También incluye el desarrollo de las habilidades necesarias para potenciar el mejor trabajo de los equipos remotos. De lo contrario, las organizaciones se ponen en riesgo. Esto incluye el riesgo de pérdida de productividad y disminución del rendimiento. También incluye el riesgo de perder a los mejores talentos en favor de organizaciones con un mejor enfoque de gestión remota.

Pero, ¿cómo es exactamente la gestión remota eficaz? ¿Y cómo pueden los gerentes aumentar la efectividad y el impacto al administrar equipos remotos?

Profundicemos en la administración remota: qué es, las ventajas (y desventajas) y cómo convertirse en un administrador remoto de alto rendimiento.

Definición de gestión remota

La gestión remota es un tipo de gestión que implica la supervisión de un equipo de empleados remotos mientras navegan por el mundo del trabajo remoto.

La gestión remota ocurre tanto con equipos completamente remotos como con trabajo remoto híbrido. Según la empresa y el equipo, la gestión remota puede incluir una variedad de tareas. Por ejemplo, los administradores remotos pueden planificar y organizar reuniones remotas. También pueden supervisar el progreso de los proyectos, tareas y flujos de trabajo relacionados con el equipo (también conocido como gestión remota de proyectos). O pueden encargarse de preparar a los miembros remotos del equipo para el éxito mientras trabajan en casa.

La administración remota se diferencia de la administración tradicional en el sitio en algunas formas diferentes, que incluyen:

• Supervisión remota del equipo. Con la administración en el sitio, los gerentes trabajan en la misma ubicación que su equipo. Con la gestión remota, los equipos se distribuyen. Eso significa que los gerentes generalmente trabajan en una ubicación completamente diferente a la de los miembros de su equipo.
• Los empleados pueden estar trabajando en diferentes zonas horarias. Con los equipos virtuales, los empleados a menudo pueden trabajar desde cualquier lugar. Eso significa que, con la administración remota, puede estar administrando personas en diferentes zonas horarias. Y cuando los equipos trabajan de forma asíncrona, una gestión sólida es una necesidad absoluta.
• Tecnología diferente. La tecnología requerida para administrar un equipo remoto es diferente de la que necesitan los gerentes de tecnología para supervisar un equipo en persona. Por ejemplo, los administradores remotos pueden necesitar obtener acceso remoto a las computadoras de sus empleados. O pueden necesitar navegar por una variedad de herramientas de colaboración para administrar sus equipos de manera efectiva. Debido a la tecnología requerida, los gerentes remotos generalmente deben ser expertos en tecnología.
• Tener que forjar conexiones en línea. Cuando administra un equipo en persona, y lo ve a diario, puede ser fácil construir relaciones. Pero la construcción de relaciones es diferente cuando administra empleados remotos. Fomentar una relación positiva y de confianza puede requerir más tiempo y esfuerzo con equipos remotos.

Ventajas y retos de la telegestión

Como se mencionó, la gestión remota difiere de la gestión en persona en una variedad de formas. Esas diferencias brindan algunas ventajas a los administradores remotos. También proporcionan algunos desafíos.

Ventajas

Algunas de las principales ventajas de la administración remota incluyen:

• Equipos más comprometidos. Muchos empleados (pero no todos) prefieren trabajar de forma remota. Y cuando pueden trabajar desde casa, estos empleados suelen estar más comprometidos con su trabajo. Como tal, los gerentes remotos a menudo tienen el beneficio de administrar empleados más comprometidos.
• Mayor productividad. Trabajar desde casa ofrece una variedad de beneficios a los empleados. Por ejemplo, no tienen que viajar al trabajo y pueden configurar sus estaciones de trabajo como quieran. Estos beneficios preparan a los empleados para trabajar de manera más eficiente, lo que se traduce en una mayor productividad.
• Equipos diversos. Cuando la contratación dentro de una organización no está limitada por restricciones geográficas, pueden contratar talento más diverso. Esto conduce a voces, opiniones, habilidades y antecedentes más diversos en los equipos remotos. Esta diversidad puede hacer que los equipos remotos (y sus gerentes) sean más exitosos.
• Costos mas bajos. Administrar un equipo en persona implica muchos gastos generales. Por ejemplo, cuando los equipos trabajan en una oficina, la organización tiene que pagar por el espacio de oficina, la electricidad y el mobiliario. Los equipos remotos tienen significativamente menos gastos generales. Esto deja a los gerentes remotos con más recursos para invertir en preparar a sus equipos para el éxito.

Desafíos

La gestión remota ofrece algunas ventajas definitivas sobre la gestión de un equipo en persona. Pero no está exento de inconvenientes.

Algunos de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes remotos al administrar sus equipos incluyen:

• Diferentes zonas horarias. Como se mencionó, los equipos remotos a menudo trabajan en diferentes zonas horarias. Esto puede dificultar (o, en algunos casos, imposibilitar) programar reuniones, colaborar en proyectos y supervisar a los empleados en tiempo real.
• Desafíos de la comunicación. Los miembros del equipo que trabajan en diferentes zonas horarias también pueden generar problemas de comunicación. Por ejemplo, si un empleado tiene una pregunta sobre cómo avanzar con un proyecto, pero está trabajando en una zona horaria diferente, tiene que esperar para obtener una respuesta hasta que el gerente se registre para trabajar. Dependiendo de la diferencia en la zona horaria, podrían ser horas o incluso un día completo de trabajo.
• Menos control y supervisión. Cuando administran un equipo remoto, los gerentes tienen menos control y supervisión de los flujos de trabajo del equipo. Pueden asignar trabajo. Pero debido a que no están en el mismo espacio físico que los empleados, no pueden supervisar físicamente que los empleados completen sus tareas. Si bien la mayoría de los empleados no necesitan microgestión, algunos empleados luchan cuando trabajan desde casa.
• Un alto volumen de mensajes. Cuando los equipos trabajan juntos en una oficina, los empleados pueden pasar por el escritorio de su gerente cuando tienen una pregunta. Pero eso no es posible en un entorno remoto. Si un empleado tiene una pregunta, inquietud o solicitud, debe comunicarse con su gerente digitalmente. Como resultado, los administradores remotos a menudo tienen un volumen mucho mayor de mensajes que administrar que los administradores en persona. Y estar al tanto de esos mensajes puede consumir mucho tiempo y energía.
• Desafíos de seguridad. Mantener segura la información y los datos confidenciales es fundamental para las organizaciones. Pero prevenir filtraciones de datos o brechas de seguridad puede ser más desafiante cuando los equipos trabajan de forma remota. Esto se debe a que los empleados inician sesión en una variedad de redes, lo que dificulta garantizar el más alto nivel de seguridad en todos los ámbitos.

3 habilidades para desarrollar como gerente remoto

Si va a administrar un equipo de forma remota, el desarrollo de habilidades de gestión es imprescindible para ser el gerente más eficaz.

Algunas de las habilidades de administración en las que querrá enfocarse para desarrollar para ser un administrador remoto efectivo incluyen:

1. Habilidades organizativas.

Los administradores remotos son responsables de administrar varios empleados, a menudo en diferentes zonas horarias). También necesitan administrar una variedad de proyectos, tareas y tecnologías. Para administrar todas sus responsabilidades, los sistemas, procesos y la organización general es una necesidad absoluta.

2. Habilidades de comunicación

Como se mencionó, la comunicación es fundamental cuando se administra un equipo remoto. La comunicación asíncrona requiere que los administradores remotos sean muy claros al comunicarse. Eso incluye dar instrucciones claras y asignar tareas. También significa dar respuestas claras a las preguntas y solicitudes de los empleados. De lo contrario, los empleados no tendrán la dirección que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva.

La comunicación en línea también puede ser más desafiante que la comunicación cara a cara. Por ejemplo, puede ser más difícil entender el contexto sin lenguaje corporal o sin escuchar el tono de voz de alguien. Como tal, los gerentes remotos deben poder superar esos desafíos de comunicación, lo que requiere un cierto nivel de habilidad.

3. Habilidades para construir relaciones

Las relaciones positivas entre empleados y gerentes son importantes para que cualquier equipo funcione. Y eso incluye equipos remotos. Las relaciones sólidas fomentan la confianza, lo que permite a los equipos hacer su mejor trabajo.

Las habilidades de construcción de relaciones son importantes para todos los gerentes. Pero son especialmente importantes para los administradores remotos. Construir relaciones de forma remota puede ser más desafiante que conectarse en persona. Los gerentes remotos deben poder generar confianza y fortalecer las relaciones con sus empleados. ¡Y eso es cierto incluso si nunca conocen a esos empleados en persona!

Consejos para la gestión remota

¿Busca mejorar la gestión remota en su organización? Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta:

1. Prepare a los gerentes para el éxito.

Si desea que la administración remota tenga éxito en su organización, debe preparar a sus gerentes para el éxito. Esto incluye invertir en programas de desarrollo de gestión y proporcionar capacitación de liderazgo a distancia. También incluye invertir en el software que los gerentes necesitan para administrar mejor sus equipos.

También es importante ayudar a los gerentes a priorizar el equilibrio entre el trabajo y la vida y evitar el agotamiento. Esto incluye darles mucho tiempo libre y mantener las cargas de trabajo realistas y manejables.

¿La línea de fondo? Cuando los gerentes cuentan con el respaldo y están preparados para el éxito, pueden respaldar de manera más efectiva a sus equipos remotos. Así que brinde ese apoyo a sus administradores remotos.

2. No microgestione.

Si desea ser un administrador remoto efectivo, hay un enfoque de administración que debe eliminar de su vocabulario.

Y eso es microgestión.

Como se mencionó, los gerentes remotos a menudo tienen menos visibilidad del trabajo de sus equipos. Para algunos gerentes, esto conduce a un deseo de microgestión. Por ejemplo, los gerentes pueden querer probar cosas como el monitoreo remoto de sus empleados para asegurarse de que estén haciendo el trabajo que dicen que están haciendo.

Pero este enfoque de gestión hace que los empleados remotos sientan que sus jefes no confían en ellos. También puede hacer que se sientan sofocados. ¿Y ese sentimiento de desconfianza y de ser asfixiado por su manager? En última instancia, puede llevar a los mejores talentos a buscar otras oportunidades.

En lugar de microgestionar a los empleados, adopte un estilo de gestión más confiable. Trate de fomentar una cultura de autonomía y responsabilidad en el lugar de trabajo. Regístrese, pero no sea abrumador.

3. Crea oportunidades de conexión.

Puede ser un desafío para los equipos remotos sentirse conectados cuando trabajan en diferentes ubicaciones. Pero esa conexión es necesaria para que los equipos hagan su mejor trabajo. Y así, depende de los administradores remotos crear oportunidades para la creación de equipos virtuales.

Por ejemplo, si desea fomentar la conexión con su equipo, puede programar una hora feliz de Zoom semanal donde los miembros del equipo puedan socializar. Puede crear canales de Slack para que los empleados tengan conversaciones no relacionadas con el trabajo, como un canal para compartir fotos de sus mascotas o hablar sobre sus pasatiempos favoritos. Incluso podría organizar reuniones regulares en persona para reunir a los empleados de tiempo completo.

Cuanto más conectados se sientan los equipos remotos, tanto con sus colegas como con sus gerentes, más cohesivos y efectivos serán. Por lo tanto, si usted es el administrador, asegúrese de crear esas oportunidades de conexión.

4. Invierta en las herramientas adecuadas.

Para que los equipos remotos funcionen bien, necesitan las herramientas adecuadas. Y como organización, es importante invertir en esas herramientas.

Si bien las herramientas “adecuadas” variarán según el equipo y la organización, algunas herramientas de administración remota en las que definitivamente querrá considerar invertir incluyen:

• plataforma de gestión de proyectos
• Software de colaboración en tiempo real
• plataforma de chat
• Software de videoconferencia
• unidad segura

Utilice estos consejos para mejorar la gestión remota en su organización

Si su equipo es híbrido o completamente remoto, es importante comprender los entresijos de la administración remota. Y con estos consejos y conocimientos, tiene todo lo que necesita para mejorar la gestión remota y la experiencia digital de los empleados en su empresa. Y, en el proceso, empoderar a los empleados remotos.