3 Herramientas Imprescindibles Para Teletrabajar

Estamos asistiendo a grandes cambios dentro del entorno del trabajo. Empresas y trabajadores que ni se planteaban el hecho de poder teletrabajar, ahora ven como no solo es posible, sino que es una magnífica oportunidad para ambas partes.

Si algo nos dejan las crisis son cambios. Sin embargo, en la crisis del COVID-19, no solo han habido cambios sino también aprendizajes y un profundo conocimiento de todo el potencial que tenemos como seres humanos.

Hemos aprendido a relacionarnos de otra manera, tanto con los demás como con nosotras mismas. A tener paciencia. Y a mirarnos desde un lugar en el que, antes, ni siquiera nos habíamos planteado.

Hemos aprendido que también podemos trabajar sin tener que estar calentado la silla en la oficina. Y las empresas también han aprendido a confiar en sus colaboradores y que las personas no solo pueden trabajar perfectamente sin ir a la empresa, sino que en muchos casos trabajan incluso más y mejor.

Empresas y trabajadores ven en el teletrabajo una magnífica oportunidad para ambas partes.

El ahorro en costes es muy significativo para ambos. Las empresas ahorran en gastos de energía. Los trabajadores en combustible y en tiempo. Y no hablemos de la conciliación. Si trabajas desde casa gestionar mejor tu tiempo de trabajo para estar con los tuyos se hace mucho más fácil. Eso sí, tienes que planificar muy bien tu tiempo para no dedicar más tiempo que antes al trabajo ahora que estás en casa y lo tienes como más a mano.

Seguramente, tú perteneces a ese gran porcentaje de mujeres que ya lo han probado de forma (casi) obligada y, tal vez, te estás planteando seguir con el teletrabajo.

O, tal vez, eres de las que han decidido que ha llegado la hora de dejar de estar pendiente de contratos y de andar de aquí para allá y has decidido montártelo por tu cuenta de forma online.

Sea como sea, para teletrabajar (tanto en dependencia como para ti misma) tienes que tener una serie de recursos que te van a hacer la vida mucho más fácil.

Aquí te presento algunas opciones para las tres herramientas imprescindibles que vas a necesitar para trabajar online.

  1. AGENDA
  2. ENVIO Y FIRMA DE CONTRATOS
  3. REUNIONES

AGENDA

Para trabajar necesitas concertar citas con tus clientes. Y para eso, no hay nada mejor que tener tu agenda abierta para que sean tus propios clientes quienes escojan las fechas y horas que les va mejor para verte.

Hay dos aplicaciones muy buenas para eso.

  1. Calendly.

Tiene una versión gratuita y otra de pago.

Yo estuve utilizando la versión básica (la gratuita) durante un tiempo y funciona bastante bien. Pero tiene ciertas limitaciones.

¿Qué puedes hacer en el plan gratuito?:

  • Agendar un tipo de sesión
  • Integración con aplicaciones a través de Zapier
  • Tener un calendario en el que hacer la programación de citas
  • Envío de confirmación de cita y anulación

Pros:

  • Puedes integrarlo con Zapier
  • Puedes conectar automáticamente una sesión de zoom (versión pro)
  • Puedes conectar una pasarela de pago Stripe y Paypal (solo en versión pro)
  • Puedes añadir el pixel de Facebook para hacer seguimiento (en versión pro)
  • Puedes integrarlo con Mailchimp (en versión pro). Es el único gestor de e-mail con el que puedes integrarlo directamente. Si tienes otros como en mi caso que utilizo Active Campaign, hay que hacerlo a través de Zapier

Contras:

  • Solo puedes conectar un calendario aunque sí contempla que no haya solapamientos con otros calendarios que utilices (así que no es demasiado inconveniente a no ser que trabajes en colaboración con otras personas)
  • Tiene pocas integraciones y la mayoría solo con la versión pro
  • Solo puedes trabajar con un tipo de sesión en el básico
  • Los recordatorios solo se envían en el plan pro

 

  1. BOOKLIKEABOSS

Es la que yo utilizo y mi favorita. Es de pago pero la conseguí muy económica a través de Appsumo, una fantástica web tipo supermercado para emprendedores digitales en el que encuentras un montón de aplicaciones con unos enormes descuentos durante un tiempo limitado. Muchos de esos productos tienen lo que llaman ofertas lifetime, es decir, que pagas una vez y te olvidas, cosa que ya te digo que te hace la vida más fácil. Porque la mayor parte de los recursos que solemos necesitar los nómadas digitales (en los que me gusta incluirme) son de los de pago mensual o anual.

En Appsumo, fue donde encontré esta fantástica aplicación Book Like A Boss a un precio ridículo: 47 $, de por vida.

Si entras en su web, verás que tienen 5 planes distintos, en función de lo que necesites y que van desde 9$ hasta 29$ mensuales. El quinto plan es para empresas grandes, que no es el caso.

En todos los planes tienes dos meses gratis para que los pruebes.

Con BLAB puedes:

  • Poner diferentes programas o servicios
  • Hacer que los clientes agenden en el programa que les interesa
  • Poner pasarelas de pago si el programa o servicio es de pago
  • Poner otros productos o servicios como en un escaparate. Allí tengo incluso mis talleres y mi libro.
  • Enviar recordatorios con mensajes personalizados y las veces que quieras. Por ej, cuando agendan, 1 semana antes, 2 dias antes, 1 hora antes, etc. Puedes enviar todos los que quieras
  • Poner los colores de tu marca y tu logo
  • Subir una presentación para generar confianza
  • Poner tus fotos. Todas las que quieras

En fin, para mi es una joya de aplicación.

  1. AMELIA

Este programa lo he estado chequeando últimamente y parece muy bueno también. Es una opción nueva que quiere ser una alternativa a Calendly.

Tiene una interface muy atractiva y se integra con tu página de wordpress. Integración con tu calendario y un asistente que te ayuda a configurar tu cuenta.

Es totalmente personalizable con tus colores corporativos y tu logo.

Admite pasarelas de pago Paypal y Stripe e incluso lo puedes integrar con Woocommerce.

Tiene un precio único de 59$

Tengo que decir que solo he visto la demo pero tiene una pinta estupenda.

 

ENVÍO Y FIRMA DE CONTRATOS

Si necesitas firmar contratos de servicios, obras o de cualquier otro  tipo, necesitas una aplicación que te permita enviar documentos online para su firma y que no te suponga problemas de tipo administrativo  ni oficial. Es decir, que las firmas son legalmente vinculantes.

Yo no comienzo ningún proyecto sin firmar antes dos contratos: uno de confidencialidad y otro de encargo del servicio.

  1. HELLOSIGN

HelloSign es una aplicación sencilla de utilizar que se integra perfectamente con Dropbox y Google Drive, entre otras.

Es muy intuitiva. Solo tienes que subir tus documentos y te los pasa a formato pdf. Luego, solo tienes que arrastrar el tipo de información que necesitas a cualquier área del documento y listo.

Por ejemplo, si necesitas que se complete algún tipo de texto como direcciones o teléfonos. Para firmar, te permite poner una imagen de firma escaneada, firmar escribiendo  en el teclado (y parecerá manuscrita) o poner solo  las iniciales.

También te permite preparar la documentación para que firmen ambas partes o más (por ejemplo, tú y la otra persona o un tercero si lo hubiese) o solo para otras personas si tú ya tienes tu firma en el documento.

Tienes plantillas que puedes utilizar para los documentos de más uso y te permite poner tu logo y colores corporativos.

En cuanto a precio, cuenta con tres planes según tus necesidades con una prueba gratuita de 30 días en todos.

También tienes un plan a coste 0 que te permite enviar 3 contratos al mes.

 

  1. EVERSIGN

Para mi gusto, Eversign es más una aplicación mucho más atractiva que la anterior.

Sus funciones, en realidad, son las mismas pero te permite que tu cliente sepa con un solo  vistazo qué es lo que tiene que completar. Tiene una especie de etiquetas que se arrastran hasta la sección que necesitas.

Se integra con Drive y Dropbox además de con Evernote y Google docs y, a nivel de precios, es algo más económica que HelloSign pero no tiene prueba gratuita en ninguno  de sus planes.

También tiene una cuenta a coste 0 en la que puedes enviar hasta 5 documentos al mes.

 

VIDEOCONFERENCIAS

Seguro que si trabajas desde casa en algún momento tienes que hablar con tus jefes o con tus clientes.

Evidentemente, puedes hacerlo  por teléfono, como se ha hecho toda la vida, pero hay ciertas situaciones que deben hacerse cara a cara. Si por distancia o por algún otro motivo no puedes desplazarte, hacer una reunión mediante videoconferencia es la mejor opción y la más práctica.

  1. ZOOM

Zoom se ha convertido en los últimos meses en una de las aplicaciones más utilizadas para realizar reuniones online.

Lo que ha hecho a Zoom tan popular es, sin duda, que no necesitas tener la aplicación para conectarte. Simplemente le envías un enlace a la otra persona para que se conecte.  Si es la primera vez que accede, le instala un pequeño programita y listo.

Además es una aplicación muy estable que consume pocos recursos de tu ordenador y lo mejor de todo es que es totalmente gratuita para reuniones uno-a-uno sin límite de tiempo.

Si necesitas tener una reunión con más personas, también puedes hacerlo gratis durante 40 minutos.

Pero Zoom, en realidad, no fue concebida como una plataforma para reuniones familiares o de amigos, sino para trabajar. Y, en ese sentido, es un todo-en-uno.

Además de sus soluciones para empresas, puedes tener reuniones uno-a-uno, de grupo (hasta 100 personas en sus planes pro y business) y seminarios web en los que tengas que compartir tu pantalla o una presentación. También es muy útil si das clases y quieres hacer dinámicas en pequeños grupos porque puedes hacer grupos de trabajo.

 

 

Dispone de un chat a través del cual se pueden compartir todo tipo de archivos. Y se pueden grabar las reuniones tanto en la nube como en tu propio  ordenador.

Se puede utilizar tanto desde un ordenador de sobremesa como a través de móvil o de tableta. Sin embargo, con dispositivos móviles puede dar problemas a la hora de utilizar el video o el micrófono.

Después de los últimos inconvenientes que sufrió a nivel de seguridad, Zoom ha incrementado sus protocolos de encriptación por lo que ahora es totalmente segura. Ofrece posibilidad de tener que poner un identificador de reunión y contraseñas.

En relación con otras plataformas para hacer seminarios web, Zoom es bastante económica y puedes pagar solo  un mes y cancelar si ya no la necesitas.

 

  1. SKYPE

Skype es archiconocida porque es la plataforma de comunicación visual de Microsoft.

En su momento, fue la más utilizada a nivel personal pero, poco  a poco, le han tomado la delantera otras opciones más interesantes.

Una de los mayores inconvenientes de Skype es que las personas que se conectan necesitan tener una cuenta. Sin embargo, es una aplicación gratuita que se ha puesto  las pilas y ahora también ya permite grabar y tener reuniones con dos o más personas de manera gratuita.

Te permite compartir pantalla y chat y puede ser una buena solución si no necesitas nada más avanzado.

 

  1. JITSI MEET

Otra aplicación que ha comenzado también a ser popular es Jitsi.

Es un programa de código abierto, es decir, que no pertenece a ninguna compañía así que es totalmente gratuita.

Permite hacer reuniones hasta de 8 personas a la vez por lo que es una opción muy  recomendable para tus reuniones de equipo. Puedes grabar las reuniones y también tiene la opción de chat.

Tiene un servicio de encriptación bastante bueno por lo que tus reuniones son totalmente seguras.

Además no necesitas tener nada instalado. Solo entras en su web, escribes el nombre de tu reunión y envías el enlace a las personas que quieres a través de mail o por mensajería.

El único inconveniente es su consumo de recursos, que es bastante alto. Eso dificulta la participación de algunas personas si sus equipos son antiguos o tienen tarjetas gráficas poco avanzadas.

 

Espero que estas herramientas te sean útiles si estás pensando en teletrabajar.

Por supuesto, existen otras muchas para mensajería directa, gestionar flujos de trabajo o adjudicar trabajos a diferentes miembros del equipo. En otra ocasión, tal vez, te hablaré de ellas.

Por ahora, creo que las que te menciono para concertar citas, firmar contratos y hacer reuniones en vivo son, bajo mi punto de vista, las más necesarias.

Si conoces alguna otra, me encantará que me la presentes. Y si ya utilizas alguna de estas, me gustaría saber tu opinión.

Te leo en los comentarios.

 

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