Las declaraciones efectivas de problemas tienen estos 5 componentes

Todos hemos tenido problemas en el trabajo. Después de todo, de eso se trata mucho trabajo. Resolver problemas significativos para ayudar a mejorar algo.

Desarrollar una declaración del problema que proporcione una breve descripción de un problema que desea resolver es un paso inicial importante en la resolución de problemas.

Suena engañosamente simple. Pero crear una declaración efectiva del problema no es tan fácil, incluso para un genio como Albert Einstein. Dada una hora para trabajar en un problema, pasaría 55 minutos pensando en el problema y cinco minutos encontrando soluciones. (O eso dice la historia).

Einstein probablemente estaba exagerando para hacer un punto. Pero considerando su éxito en la resolución de problemas complejos, creemos que estaba en lo cierto.

Como humanos, estamos programados para superar el problema e ir directamente a la etapa de solución. En emergencias, este comportamiento puede salvar la vida, como saltar fuera del camino de un automóvil a alta velocidad. Pero cuando se trata de problemas de mayor alcance en el lugar de trabajo, esto puede conducir a malas decisiones o soluciones a medias.

Ahí es donde las declaraciones de problemas son útiles. Ayudan a delinear significativamente los objetivos para llegar a soluciones efectivas. Saber cómo desarrollar una gran declaración del problema también es una herramienta valiosa para perfeccionar sus habilidades de gestión.

Pero, ¿qué es exactamente una declaración de problema, cuándo debe usar una y cómo hace para escribir una? En este artículo, responderemos esas preguntas y le daremos algunos consejos para escribir enunciados de problemas efectivos. Entonces estará listo para asumir más desafíos, grandes y pequeños.

¿Qué es un enunciado del problema?

Primero, comencemos definiendo un enunciado del problema.

Una buena declaración del problema debe crear conciencia y estimular el pensamiento creativo. No debe identificar una solución o crear un sesgo hacia una estrategia específica.

Tomarse el tiempo para trabajar en la declaración de un problema es una excelente manera de evitar la tendencia a apresurarse a encontrar soluciones. Ayuda a asegurarse de que se está enfocando en el problema correcto y tiene una comprensión bien informada de las causas fundamentales. El proceso también puede ayudarlo a adoptar un enfoque más proactivo que reactivo para la resolución de problemas. Esto puede ayudarlo a usted y a su equipo a evitar quedar atrapados en un modo de lucha contra incendios constante. De esa manera, puede aprovechar más oportunidades de crecimiento.

Cuándo usar un enunciado del problema

El mejor momento para crear una declaración del problema es antes de empezar a pensar en soluciones. Si usted o su equipo se dan prisa en llegar a la etapa de solución cuando están discutiendo un problema por primera vez, pise el freno. Regrese y trabaje en la declaración del problema para asegurarse de que todos entiendan y estén de acuerdo en cuál es el problema real.

Aquí hay algunas situaciones comunes en las que escribir declaraciones de problemas puede ser útil:

• Escribir un resumen ejecutivo para una propuesta de proyecto o proyecto de investigación

• Colaborar en un proyecto multifuncional con varios miembros del equipo.

• Definición del problema del cliente que un producto o servicio propuesto pretende resolver

• Usar el pensamiento de diseño para mejorar la experiencia del usuario
• Abordar un problema que las acciones anteriores no pudieron resolver

Cómo identificar el enunciado de un problema

Como el cuerpo invisible de un iceberg, la causa raíz de un problema específico no siempre es obvia. Entonces, cuando desarrolla una declaración de problema, ¿cómo identifica el verdadero problema subyacente?

Estos dos pasos le ayudarán a descubrir la causa raíz de un problema:

Recolectar información de la investigación y experiencia previa con el problema.

Hable con múltiples partes interesadas que se ven afectadas por el problema

Las personas a menudo perciben los problemas de manera diferente. Entrevistar a las partes interesadas lo ayudará a comprender el problema desde diversos puntos de vista. También puede ayudarlo a desarrollar algunos estudios de casos para ilustrar el problema.

La combinación de estos conocimientos con datos de investigación lo ayudará a identificar las causas principales con mayor precisión. A su vez, esta metodología lo ayudará a elaborar una declaración del problema que conducirá a soluciones más viables.

¿Para qué se utilizan los enunciados de problemas?

Puede utilizar declaraciones de problemas para una variedad de propósitos. Para una organización, podría ser resolver problemas de clientes y empleados. Para el gobierno, podría ser mejorar la salud pública. Para las personas, puede significar mejorar su propio bienestar personal. En general, las declaraciones de problemas se pueden usar para:

• Identificar oportunidades de mejora
• Concéntrese en los problemas o temas correctos para lanzar iniciativas más exitosas: un desafío común en el liderazgo
• Ayudarlo a comunicar un problema a otras personas que deben participar en la búsqueda de una solución.
• Servir como base para desarrollar un plan de acción o metas que deben lograrse para ayudar a resolver el problema
• Estimular el pensamiento fuera de la caja y otros tipos de técnicas creativas de lluvia de ideas.

3 ejemplos de enunciados de problemas

Cuando quiera estar seguro de que comprende un concepto o una herramienta, es útil ver un ejemplo. También puede haber algunas diferencias de opinión sobre cómo debería ser el enunciado de un problema. Por ejemplo, algunos marcos incluyen una solución propuesta como parte del enunciado del problema. Pero si el objetivo es estimular nuevas ideas, es mejor no sugerir una solución dentro del enunciado del problema.

En nuestra experiencia, una declaración efectiva del problema es breve, preferiblemente de una oración. También es específico y descriptivo sin ser prescriptivo.

Aquí hay tres ejemplos de enunciados de problemas. Si bien estos ejemplos representan tres tipos de problemas u objetivos, tenga en cuenta que puede haber muchos otros tipos de declaraciones de problemas.

Ejemplo de enunciado del problema 1: El enunciado del problema del statu quo

Ejemplo:

El tiempo medio de espera del servicio de atención al cliente de la empresa Ejemplo supera los cinco minutos durante las temporadas alta y lenta.

Esto se puede usar para describir un punto débil actual dentro de una organización que puede necesitar ser abordado. Tenga en cuenta que la declaración especifica que el problema se produce durante el tiempo lento de la empresa, así como la temporada alta. Esto es útil para realizar el análisis de causa raíz y determinar cómo se puede resolver este problema.

Problema:

El tiempo medio de espera del servicio de atención al cliente de la empresa Ejemplo supera los cinco minutos durante las temporadas alta y lenta. Actualmente, la empresa no tiene suficiente personal y los representantes de servicio al cliente están abrumados.

Fondo:

La empresa de ejemplo se enfrenta a un desafío importante en la gestión de los tiempos de espera de su servicio de atención al cliente. En el pasado, la empresa era conocida por su servicio al cliente eficiente y oportuno, pero debido a una combinación de factores, incluida la falta de personal y el aumento de la demanda de los clientes, los tiempos de espera han superado los cinco minutos constantemente. Esto ha resultado en frustración e insatisfacción entre los clientes, impactando negativamente la reputación de la empresa y la lealtad de los clientes.

Relevancia:

Reducir los tiempos de espera de las personas que llaman al servicio de atención al cliente es fundamental para la empresa Example. Los tiempos de espera prolongados tienen un efecto perjudicial en la satisfacción y lealtad del cliente, lo que lleva a una posible pérdida de ingresos y pérdida de clientes. Además, la reputación decreciente de la empresa en términos de servicio al cliente puede tener un impacto duradero en su posición competitiva en el mercado. Abordar este problema es de suma importancia para mejorar la experiencia del cliente y mantener una imagen de marca positiva.

Objetivos:

El objetivo principal de este proyecto es reducir los tiempos de espera de las personas que llaman al servicio de atención al cliente en la empresa Ejemplo. Los objetivos específicos incluyen:

• Analizar el flujo de trabajo actual del servicio de atención al cliente e identificar los cuellos de botella que contribuyen a aumentar los tiempos de espera.
• Evaluar los niveles de dotación de personal y la asignación de recursos para determinar el alcance de la falta de personal y su impacto en el servicio al cliente.
• Desarrollar estrategias e implementar medidas para optimizar el flujo de trabajo de atención al cliente y reducir los tiempos de espera.
• Supervisar y evaluar la eficacia de las medidas implementadas a través de indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo promedio de espera, las calificaciones de satisfacción del cliente y los comentarios de los clientes.
• Establecer un enfoque sostenible para mantener tiempos de espera reducidos, teniendo en cuenta tanto las temporadas altas como las lentas, a través de una adecuada planificación de recursos, capacitación y mejoras de procesos.

Ejemplo de enunciado del problema 2: El enunciado del problema de destino

Ejemplo:

Los líderes de la empresa Example quieren aumentar los ingresos netos de su línea de productos premium de widgets en un 5 % para el próximo año fiscal.

Este enfoque se puede utilizar para describir dónde quiere estar una organización en el futuro. Este tipo de declaración del problema es útil para lanzar iniciativas que ayuden a una organización a lograr el estado deseado.

Al igual que crear objetivos SMART, desea ser lo más específico posible. Tenga en cuenta que la declaración especifica “ingresos netos” en lugar de “ingresos brutos”. Esto ayudará a mantener abiertas las opciones para posibles acciones. También deja en claro que simplemente aumentar las ventas no es una solución aceptable si los costos de marketing más altos compensan las ganancias netas.

Problema:

Los líderes de la empresa Example tienen como objetivo aumentar los ingresos netos de su línea de productos premium de widgets en un 5 % para el próximo año fiscal. Sin embargo, actualmente la compañía carece de los equipos necesarios para abordar este objetivo con eficacia. Para lograr este objetivo de crecimiento, la empresa necesita expandir sus equipos de marketing y relaciones públicas, así como sus equipos de desarrollo de productos, para prepararse para escalar.

Fondo:

La empresa de ejemplo enfrenta el desafío de generar un aumento del 5 % en los ingresos netos para su línea de productos premium de widgets en el próximo año fiscal. Actualmente, la empresa carece de la fuerza laboral necesaria para impulsar este crecimiento. Sin el personal adecuado en los departamentos de marketing, relaciones públicas y desarrollo de productos, la capacidad de la empresa para promover, posicionar e innovar de manera eficaz su línea de productos premium se verá obstaculizada. Para lograr este tipo de crecimiento, es esencial que la empresa Ejemplo amplíe los equipos, mejore las capacidades y aproveche estratégicamente el grupo existente de clientes leales.

Relevancia:

El aumento de los ingresos netos de la línea de productos premium es fundamental para el éxito empresarial general de la empresa Example. Si no se logra la tasa de crecimiento objetivo, se pueden perder oportunidades de ingresos y estancarse el mercado. Al expandir los equipos de marketing y relaciones públicas, la empresa Ejemplo puede fortalecer la presencia de su marca, comunicar de manera efectiva la propuesta de valor de su línea de productos premium y atraer nuevos clientes.

Además, la expansión de los equipos de desarrollo de productos permitirá a la empresa introducir nuevas funciones e innovaciones, lo que atraerá aún más a los clientes actuales y potenciales. Por lo tanto, abordar la escasez de mano de obra e invertir en los recursos necesarios es vital para lograr el objetivo de crecimiento de los ingresos.

Objetivos:

El objetivo principal de este proyecto es aumentar los ingresos netos de la línea de productos premium de widgets de la empresa Ejemplo en un 5 % en el próximo año fiscal. Los objetivos específicos incluyen:

• Evaluar la fuerza laboral actual e identificar las brechas en los equipos de marketing, relaciones públicas y desarrollo de productos.
• Ampliar los equipos de marketing y relaciones públicas mediante la contratación de profesionales calificados que puedan promocionar de manera efectiva la línea de productos premium y comprometerse con el público objetivo.
• Fortalecer los equipos de desarrollo de productos mediante la contratación de personas calificadas que puedan impulsar la innovación, mejorar las características del producto y satisfacer las demandas de los clientes.
• Desarrollar una estrategia integral de marketing y relaciones públicas para comunicar de manera efectiva la propuesta de valor de la línea de productos premium y atraer nuevos clientes.
• Aprovechar la base existente de clientes leales para aumentar las compras repetidas, las referencias y la defensa de la marca.
• Asignar suficientes recursos, tanto de tiempo como de mano de obra, para respaldar los esfuerzos de expansión y escalamiento necesarios para lograr el ambicioso objetivo de crecimiento de los ingresos.
• Supervisión y análisis de indicadores clave de rendimiento (KPI), como ingresos netos, adquisición de clientes, retención de clientes y satisfacción del cliente para medir el éxito de las iniciativas de crecimiento.
• Establecer un plan sostenible para mantener el mayor crecimiento de los ingresos más allá del próximo ejercicio fiscal mediante la implementación de estrategias de mejora continua y adaptación a la dinámica del mercado.

Ejemplo de enunciado del problema 3 El enunciado del problema de las partes interesadas

Ejemplo:

En las últimas tres encuestas trimestrales de compromiso de los empleados, menos del 30 % de los empleados de la empresa Ejemplo afirmaron sentirse valorados por la empresa. Esto representa una disminución del 20% en comparación con el mismo período del año anterior.

Esta estrategia se puede utilizar para describir cómo un grupo de partes interesadas específico ve la organización. Puede ser útil para explorar problemas y posibles soluciones que afectan a grupos específicos de personas.

Tenga en cuenta que la declaración deja en claro que el problema ha estado presente en múltiples encuestas y es significativamente peor que el año anterior. Al investigar las causas fundamentales, el equipo de recursos humanos querrá concentrarse en los factores que cambiaron desde el año anterior.

Problema:

En las últimas tres encuestas trimestrales de compromiso de los empleados, menos del 30 % de los empleados de la empresa Ejemplo afirmaron sentirse valorados por la empresa. Esto indica una disminución significativa del 20% en comparación con el mismo período del año anterior.

La compañía aspira a reducir aún más este porcentaje por debajo del 10%. Sin embargo, lograr este objetivo requeriría ocupar roles especializados e implementar cambios culturales sustanciales dentro de la organización.

Fondo:

La empresa de ejemplo se enfrenta a un problema apremiante en relación con el compromiso de los empleados y el valor percibido dentro de la empresa. Durante el último año, ha habido una disminución notable en el porcentaje de empleados que se sienten valorados. Esta disminución es evidente en los resultados de las encuestas trimestrales de compromiso de los empleados, que muestran consistentemente que menos del 30% de los empleados reportan un sentido de valor por parte de la empresa.

Esta caída del 20% en comparación con los datos del año anterior significa una tendencia preocupante. Para abordar este problema de manera efectiva, la empresa Ejemplo debe tomar medidas significativas que vayan más allá de los cambios superficiales y requieran ocupar roles especializados y transformar la cultura de la empresa.

Relevancia:

El compromiso de los empleados y un sentido de valor son cruciales para el éxito organizacional. Cuando los empleados se sienten valorados, tienden a ser más productivos, comprometidos y motivados. Por el contrario, la falta de valor percibido puede conducir a una disminución de la moral, mayores tasas de rotación y un rendimiento general disminuido.

Al abordar la disminución de los empleados que se sienten valorados, la empresa Ejemplo puede mejorar la satisfacción de los empleados, la retención y, en última instancia, la productividad general. Lograr la reducción deseada por debajo del 10% es fundamental para restaurar un ambiente de trabajo positivo y construir una cultura de aprecio y respeto.

Objetivos:

El objetivo principal de este proyecto es aumentar el porcentaje de empleados que se sienten valorados por la empresa Ejemplo, con el objetivo de reducirlo por debajo del 10%. Los objetivos específicos incluyen:

• Llevar a cabo un análisis exhaustivo de los factores que contribuyen a la disminución de la sensación de valor de los empleados, incluidas las políticas organizacionales, las prácticas de comunicación, los estilos de liderazgo y las normas culturales.
• Identificar y ocupar puestos especializados, como especialistas en compromiso de los empleados o agentes de cambio cultural, que puedan brindar experiencia y orientación para fomentar una cultura de valor y aprecio.
• Desarrollar una estrategia holística de participación de los empleados que abarque varias iniciativas, incluidos programas de capacitación, programas de reconocimiento, mecanismos de retroalimentación y canales de comunicación, para mejorar la percepción del valor de los empleados.
• Implementar cambios culturales dentro de la organización que se alineen con los valores de aprecio, respeto y reconocimiento, mientras se fomenta un entorno en el que los empleados se sientan valorados.
• Comunicar la importancia del valor y el compromiso de los empleados en todos los niveles de la organización, incluidos los equipos de liderazgo, los gerentes y los supervisores, para garantizar mensajes y apoyo constantes.
• Supervisar el progreso a través de encuestas periódicas a los empleados, sesiones de retroalimentación e indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la satisfacción de los empleados, las tasas de rotación y los niveles generales de compromiso.
• Brindar apoyo, recursos y capacitación continuos a gerentes y supervisores para que puedan reconocer y apreciar de manera efectiva a sus equipos y fomentar una cultura de valor dentro de sus respectivos departamentos.
• Establecer un marco sostenible para mantener una alta percepción del valor de los empleados a largo plazo, incluida la evaluación periódica y la adaptación de las iniciativas de compromiso de los empleados para abordar las necesidades y expectativas cambiantes.

¿Cuáles son los 5 componentes de un enunciado del problema?

Al desarrollar una declaración del problema, es útil pensar como un periodista centrándose en las cinco W: quién, qué, cuándo, dónde y por qué o cómo. Tenga en cuenta que es posible que cada declaración no incluya explícitamente cada componente. Pero hacer estas preguntas es una buena manera de asegurarse de que está cubriendo los elementos clave:

• Quién: ¿Quiénes son las partes interesadas que se ven afectadas por el problema?
• Qué: ¿Cuál es el estado actual, el estado deseado o la necesidad insatisfecha?
• Cuándo: ¿Cuándo está ocurriendo el problema o cuál es el marco de tiempo involucrado?
• Dónde: ¿Dónde está ocurriendo el problema? Por ejemplo, ¿está en un departamento, ubicación o región específicos?
• Por qué: ¿Por qué es esto importante o vale la pena resolverlo? ¿Cómo está afectando el problema a sus clientes, empleados, otras partes interesadas o la organización? ¿Cuál es la magnitud del problema? ¿Qué tan grande es la brecha entre el estado actual y el deseado?

¿Cómo se escribe un enunciado del problema?

Hay muchos marcos diseñados para ayudar a las personas a escribir una declaración de problema. Un ejemplo se describe en el libro, La trampa de la conclusión: cuatro pasos para tomar mejores decisiones,de Daniel Markovitz. Miembro de la facultad del Lean Enterprise Institute, el autor utiliza muchos estudios de casos de su trabajo como consultor de negocios.

Para simplificar el proceso, lo hemos dividido en tres pasos:

1. Reúna datos y observe

Use datos de investigaciones e informes, así como hechos de observación directa para responder las cinco W: quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Siempre que sea posible, salga al campo y hable directamente con las partes interesadas afectadas por el problema. Conozca de primera mano el entorno y el equipo de trabajo. Esto puede significar pasar tiempo en la planta de producción haciendo preguntas a los empleados sobre su trabajo y desafíos. O tomar llamadas de servicio al cliente para obtener más información sobre los puntos débiles de los clientes y los problemas con los que sus empleados pueden estar lidiando.

2. Plantee el problema correctamente

Un problema bien enmarcado lo ayudará a evitar sesgos cognitivos y abrirá vías para la discusión. También fomentará la exploración de más opciones.

Una buena manera de probar el sesgo de una declaración de problema es hacer preguntas como estas:

Pregunta

Acción

¿El problema parece tener una sola solución posible?

Busque formas de reformularlo para abrir más posibilidades.

¿La afirmación describe un síntoma en lugar del problema?

Profundice más en busca de la causa raíz.

¿La declaración sugiere que el problema es que no tiene suficiente tiempo, dinero o gente?

Encuentre una manera de plantear el problema que conduzca a soluciones más creativas.

¿El enunciado del problema carece de una solución obvia?

¡Excelente! Probablemente esté listo para comenzar a explorar soluciones.

¿Estimula la declaración la lluvia de ideas y el debate?

¡Buen trabajo! Continúe la discusión preguntando por qué.

3. Sigue preguntando por qué (y verifica el progreso)

Cuando se trata de resolver problemas, mantente curioso. Apóyate en tu mentalidad de crecimiento para seguir preguntando por qué y verifica el progreso.

Preguntar por qué hasta que esté satisfecho de haber descubierto la causa raíz del problema lo ayudará a evitar soluciones de curita ineficaces.

Refinando sus enunciados de problemas

Al resolver cualquier tipo de problema, es probable que le surjan muchas preguntas. Para comprender de manera integral la causa raíz del problema en cuestión, su fuerza laboral debe permanecer curiosa.

Una declaración efectiva del problema crea el espacio que usted y su equipo necesitan para explorar, obtener información y obtener aceptación antes de tomar medidas.

Si se ha embarcado en una solución propuesta, también es importante comprender que las soluciones son maleables. Puede que no haya una mejor solución única. Las soluciones también pueden cambiar y adaptarse a medida que cambian los factores externos. Es más importante que nunca que las organizaciones se mantengan ágiles. Esto significa que los registros interactivos son fundamentales para resolver problemas difíciles. Al mantener un buen pulso en su curso de acción, estará mejor equipado para pivotar cuando llegue el momento de cambiar.

BetterUp puede ayudar. Con acceso a coaching virtual, su gente puede obtener apoyo personalizado para ayudar a resolver problemas difíciles del futuro.