Tu guía de 6 pasos sobre cómo hacer un plan de acción para la gestión

Es probable que todos tengamos objetivos que nos gustaría alcanzar en nuestra vida profesional. A veces, comienzan como ambiciones elevadas. Tenemos una idea de qué tipo de resultado final queremos ver, pero es posible que no estemos seguros de cómo llegaremos allí.

Otras veces, tenemos resultados muy concretos. Sin embargo, es posible que no conozcamos el camino para llegar allí. Un plan de acción que lo ayude a mantenerse responsable de lograr sus objetivos es una forma de ayudar. Un plan de acción es como una hoja de ruta. Te servirá como guía para ayudarte a alcanzar todos los pequeños pasos a lo largo del camino.

Con una mayor colaboración entre equipos, es probable que varios miembros del equipo necesiten ayudarlo a alcanzar sus objetivos. Para mantener a todos en sintonía, un plan de acción puede ayudar a aumentar la alineación del equipo.

Si se pregunta cómo hacer un plan de acción para la gestión de proyectos, lo desglosaremos en esta guía. También hablaremos sobre cómo asegurarse de que su plan de acción funcione de manera efectiva.

6 pasos para hacer un plan de acción para la gestión

Una gran parte de la planificación estratégica cobra vida con los planes de acción. Para crear un plan de acción efectivo, es importante trabajar hacia atrás desde el resultado deseado. También es importante ser realista con respecto a los objetivos que está estableciendo, lo que significa asegurarse de que sean objetivos INTELIGENTES y alcanzables.

Si está listo para comenzar, siga esta guía paso a paso.

1. Identifique los objetivos de su proyecto

Primero, descubra cuál es el resultado deseado. Comience a pensar en la meta desde una perspectiva general. Defina cuál es su objetivo y, a partir de ahí, estará mejor equipado para elaborar una plantilla de plan de acción.

2. Describe tus objetivos clave

En BetterUp, usamos algo llamado objetivos y resultados clave (OKR). Es un marco de establecimiento de objetivos que ayuda a mantener alineada nuestra planificación de proyectos, especialmente cuando colaboramos con otros.

También es posible que haya múltiples formas de abordar el mismo objetivo. Al delinear su objetivo, puede comenzar a pensar qué tipo de resultados le gustaría ver como resultado de alcanzarlo. A partir de ahí, ayudará a reafirmar su enfoque estratégico para abordar el objetivo específico.

3. Divide tus elementos de acción en tareas más pequeñas

Echemos un vistazo a un ejemplo simple para ayudar a enmarcar cómo se ve este paso. Por ejemplo, su objetivo es organizar un evento de hora feliz para un posible cliente. Su objetivo para este objetivo es ayudar a involucrar a este posible cliente para que se convierta en cliente.

A primera vista, este proyecto puede parecer puramente relacionado con la planificación de eventos. Por supuesto, tendrá que considerar cosas como el marco de tiempo, las partes interesadas clave, la invitación y la lista de invitados, y asegurar un lugar.

Pero también querrá considerar cosas como la comunicación a lo largo del proceso de planificación. Por ejemplo, ¿qué pasos específicos debe seguir para armar un correo electrónico para guardar la fecha para su lista de invitados? ¿Puede desglosar la lista de tareas que se incluyen debajo de cada paso?

Esto incluye cosas como establecer fechas límite, delegar tareas y delinear hitos establecidos. Podría terminar sintiéndose como una lista gigante de tareas pendientes. Pero en muchos sentidos, le dará una mejor idea de cómo armar un plan de gestión que abarque todo lo que necesita hacer. Cuanto más detallado mejor.

4. Reúne a tu equipo

Como todo en la vida, alcanzar metas casi nunca es una búsqueda solitaria. Para garantizar que su proyecto sea exitoso, deberá reunir a los miembros del equipo.

Según el alcance del proyecto, es posible que deba planificar algunos recursos. Esto incluye comunicarse con las partes interesadas clave y establecer expectativas antes de que comience el proyecto. También puede considerar delinear las dependencias que podría necesitar considerar en el camino. Después de todo, la alineación del equipo es de vital importancia para lograr los objetivos.

En BetterUp, usamos un marco de toma de decisiones llamado ACID.

• aprobador

• Contribuyente

• Informado

• Conductor

Hay un montón de marcos de toma de decisiones por ahí. Pero al comienzo de cualquier proyecto más grande, identificamos el marco ACID para garantizar también que las funciones y responsabilidades sean claras.

También es una buena idea pensar en cómo se asignarán tareas específicas en su equipo. Ayudará a potenciar un mejor trabajo en equipo para aclarar claramente los roles y deberes. Incluya cosas como cualquier fecha límite de tiempo también.

5. Determinar resultados medibles

Para cualquier iniciativa, es una buena práctica medir su desempeño. Averigua qué métricas usarás para medir el éxito del proyecto.

Algunas organizaciones usan elementos como los KPI para medir el éxito de un objetivo final. Otros pueden necesitar establecer algunas métricas de evaluación comparativa antes de evaluar realmente el desempeño de un objetivo.

6. Usa una herramienta de gestión de proyectos

La tecnología se creó para ayudarnos a trabajar de manera más inteligente y mejor. Si su organización utiliza un software de gestión de proyectos, aprovéchelo.

En BetterUp, utilizamos muchas herramientas. Una herramienta que usamos es Asana para ayudar a mantener nuestros proyectos en marcha. Nos ayuda con todo, desde la gestión de tareas hasta la gestión del tiempo. También es una excelente manera de mantener abiertas las líneas de comunicación con todos los miembros del proyecto.

Cómo asegurarse de que el plan de acción funcionará

Probablemente todos estemos familiarizados con los planes que se tuercen. Después de todo, incluso los planes mejor trazados encontrarán obstáculos. Con el cambio acelerado y las prioridades en rápida evolución, es probable que deba mantenerse ágil.

Para hacerlo, hemos compilado seis consejos para asegurarnos de que su plan de acción sea efectivo.

• Establezca expectativas para todos los miembros del equipo desde el principio. La comunicación sobre las expectativas, especialmente al comienzo del proyecto, es fundamental. Si es el líder del proyecto, comunique las expectativas del lanzamiento. Si es un miembro del equipo, no tenga miedo de hacer preguntas aclaratorias.

• Comuníquese con más frecuencia de lo que cree que necesita. Siga el progreso a lo largo del camino. Pero lo que es más importante, comuníquese con los miembros de su equipo de proyecto. Promover la transparencia y la visibilidad, especialmente cuando se trata de desafíos.

  Por ejemplo, si anticipa perder una fecha de vencimiento, comuníquelo con anticipación. En BetterUp hablamos mucho de compromisos conscientes. En esencia, se trata de comunicación. Si nos estamos quedando atrás en un proyecto o necesitamos renegociar un entregable, todo se reduce a una comunicación efectiva.

  A medida que avanza en los pasos de acción y completa las tareas, comuníquese. Pero lo que es más importante, si se encuentra con obstáculos y obstáculos, comuníquese. Una herramienta de gestión de proyectos también puede ayudar a promover la visibilidad entre los equipos.

• Proporcione comentarios a lo largo del camino. La retroalimentación continua a lo largo del proyecto puede ser la diferencia entre alcanzar sus objetivos o perderlos. Si cree que hay una mejora en el proceso, exprese sus comentarios. Pero también pide retroalimentación a cambio.

  Comuníquese regularmente con los miembros del equipo para ver cómo les va. Al pedir retroalimentación, también está estableciendo seguridad psicológica y confianza dentro del equipo.

• Celebre las pequeñas victorias en el camino. A veces, los proyectos pueden ser complicados. Algunos proyectos en los que he trabajado han tardado meses, incluso más de un año, en completarse.

  Especialmente si sientes que el final está lejos de estar cerca, celebra las pequeñas victorias. Incluya también el reconocimiento de los empleados como parte de su estrategia. Por ejemplo, ¿puede celebrar a un miembro del equipo que fue más allá? ¿Cómo se toma un momento para celebrar el progreso que ha logrado, incluso si aún no ha alcanzado la meta final?

• Si es necesario, tenga listo un plan de acción correctivo. Los peores escenarios no son ideales, pero suceden. En BetterUp, hemos estudiado algo que llamamos mentalidad de futuro. Es esta idea de que puedes mirar hacia el futuro con un sentido de optimismo y pragmatismo.

  Con el cambio en rápida evolución, es probable que tenga que corregir el rumbo en un punto de su proyecto. Si es necesario, tenga listo ese plan de acción correctivo. Manténgase ágil y ágil, especialmente en medio de la incertidumbre y el cambio.

2 ejemplos de planes de acción como guías

Cada flujo de trabajo será diferente según la empresa, los roles y la complejidad de los equipos. Estos planes de proyecto son planes aproximados que podrían adoptarse para su uso en una herramienta de gestión de proyectos, como Asana.

Ejemplo 1: Lanzamiento de una campaña multicanal

Tipo de contenido

Canal

Dueño

Documento/notas de planificación

Fecha de vencimiento

Publicación de blog n.º 1

Blog

Nombre de persona

Enlace al documento de planificación / Blog escrito por una persona sobre el tema XYZ

Insertar la fecha

Publicación social n.º 1

LinkedIn

Nombre de persona

Enlace al documento de planificación / Publicación por persona sobre el tema XYZ

Insertar la fecha

Boletin informativo

Correo de propaganda

Nombre de persona

Enlace al documento de planificación

Insertar la fecha

Publicación social n.º 2

historia de instagram

Nombre de persona

Enlace al documento de planificación / Historia sobre el tema XYZ

Insertar la fecha

Ejemplo 2: envío de una comunicación para toda la empresa sobre la inscripción abierta

Canal de comunicación

Remitente y/o persona

Enlace al borrador de contenido/propietario de la tarea

Fecha de vencimiento

Correo electrónico de toda la empresa

director general de la empresa

Enlace al documento / Gestor de comunicaciones

Insertar fecha de vencimiento

Página de intranet de la empresa actualizada con preguntas frecuentes

Gerente de Recursos Humanos

Enlace al documento / administrador de beneficios de recursos humanos

Insertar fecha de vencimiento

Mensaje de Slack para toda la empresa

director general de la empresa

Enlace al documento / Gestor de comunicaciones

Insertar fecha de vencimiento

Todo el boletín de la empresa

Alias ​​de correo electrónico de la empresa

Enlace al documento / Gestor de comunicaciones

Insertar fecha de vencimiento

Recordatorio de correo electrónico para toda la empresa

Departamento de RRHH de la empresa

Enlace al documento / Gestor de comunicaciones

Insertar fecha de vencimiento

Comience a crear planes de proyecto efectivos

Independientemente de los desafíos a los que se enfrente en la planificación de su proyecto, BetterUp puede ayudarlo. Con acceso al entrenamiento virtual, puede asegurarse de que los miembros de su equipo estén capacitados para alcanzar sus objetivos.