Las entrevistas de trabajo pueden ser conversaciones estresantes, para todas las partes.

Los solicitantes quieren dar una excelente primera impresión y los gerentes de contratación esperan elegir a alguien excelente para incorporarlo. La ansiedad por buscar trabajo es real — y no termina cuando comienza la entrevista. Y si los reclutadores eligen una empresa que no encaja bien, se desperdician recursos de incorporación y se estancan los proyectos.

Simplificar el proceso de entrevistas tanto para los solicitantes como para los entrevistadores mejora la experiencia en general y aumenta las posibilidades de que todos encuentren la opción adecuada. Las entrevistas estructuradas hacen precisamente eso.

¿Qué es una entrevista estructurada?

Una entrevista estructurada es un tipo de entrevista que estandariza el proceso y brinda esquemas a los candidatos para que sepan qué esperar.

El equipo de contratación analizará las habilidades transferibles, la experiencia y las fortalezas de la contratación más capaz y construirá una entrevista en torno a ellos para encontrar mejores coincidencias. Los gerentes de contratación proporcionan esto a los candidatos antes de las entrevistas.

Aquí hay un ejemplo de esquema de entrevista estructurada:

• Una introducción a la misión de la empresa, los valores y lo que un gerente de recursos humanos busca en un candidato.

• Preguntas que abordan el conjunto de habilidades, la experiencia y las fortalezas de los empleados de un candidato

• Una prueba de resolución de problemas, si corresponde. Esto es especialmente común para roles más técnicos, como tecnología de la información o análisis de datos.

• Tiempo reservado para que el candidato haga preguntas

Ventajas de las entrevistas estructuradas para los entrevistadores

Los empleadores tienen un breve lapso de tiempo para conocer a cada candidato. Cada minuto, y cada pregunta, cuenta. Considerar qué incluir de antemano ayuda a los entrevistadores a concentrarse en la información más importante. Y si alguna vez has sido el entrevistador, sabes lo bueno que es tener un plan.

Aquí hay algunos beneficios más para los entrevistadores:

1. Ahorra tiempo

Encontrar al candidato adecuado requiere mucho tiempo. Antes de que comience la entrevista, los gerentes de contratación deben buscar candidatos, clasificar innumerables currículos, hacer preguntas preliminares a los solicitantes y organizar entrevistas.

Y probablemente entrevistarás a varias personas. La estructuración del proceso hace que la preparación de la entrevista sea más fácil y rápida porque el formato es consistente.

2. Encuentra un mejor ajuste

Las entrevistas son una calle de doble sentido: los candidatos también evalúan a los posibles empleadores. Y el 78% de las personas piensa que la experiencia de su candidato dice algo sobre cómo una empresa valora a los empleados..

Estructurar el proceso de la entrevista y dar un esquema de antemano demuestra que su organización es profesional, minuciosa y se preocupa por su nerviosismo y su tiempo. Es probable que encuentre candidatos más adecuados que también aprecien estas cualidades en un empleador.

3. Evite hacer preguntas redundantes

Incluso los reclutadores más experimentados se ponen nerviosos y se repiten. Las entrevistas estructuradas lo impulsan a planificar con anticipación y utilizar una lista de preguntas bien pensada. Esto evita la redundancia y le permite adaptar las preguntas al rol para obtener respuestas más relevantes.

Ventajas de las entrevistas estructuradas para candidatos

Incluso los candidatos más experimentados encuentran estresantes las entrevistas de trabajo. Hay mucho en juego: su nuevo trabajo depende de que dé la respuesta correcta. Recibir la estructura de la entrevista de antemano puede aliviar algunas de estas ansiedades de las siguientes maneras:

1. Elimina el factor sorpresa

Una entrevista no estructurada hace que el ya estresante proceso de contratación genere aún más ansiedad. Recibir un esquema de antemano ayuda a los candidatos a prepararse y elimina más incógnitas de la ecuación. Cuantos menos “qué pasaría si” tenga que considerar, mejor se sentirá.

2. Concéntrate en los detalles importantes

Los candidatos siempre deben prepararse para las posibles preguntas de la entrevista, pero con tantas posibilidades, es posible que pierda tiempo practicando las respuestas a las irrelevantes. Tener una visión general de antemano lo ayuda a desarrollar respuestas bien pensadas que el entrevistador encontrará útiles.

3. Limite el sesgo inconsciente

El sesgo inconsciente de un entrevistador puede obstaculizar la contratación de buenos candidatos. Si los entrevistadores eligen preguntas en el momento, pueden dejar que sus prejuicios influyan en sus preguntas.

La planificación de preguntas estandarizadas significa que todos reciben las mismas preguntas, sin importar su nivel de experiencia o respuestas anteriores.

Desventajas de las entrevistas estructuradas

Las buenas conversaciones son ágiles: si escuchas con atención, estás girando en función de los detalles compartidos y haciendo preguntas relevantes. Si las entrevistas están demasiado estructuradas, es posible que se pierda la oportunidad de sondear más a un candidato o escuchar una anécdota que revele las fortalezas de un empleado.

Las entrevistas estructuradas también significan hacer las mismas preguntas a cada candidato para un puesto en particular. Esto puede parecer repetitivo o falso, ya que cada candidato es único.

Entrevistas estructuradas versus no estructuradas: ¿qué es mejor?

En general, Las entrevistas estructuradas preparan mejor a los candidatos y conducen a una mayor comprensión de cómo se desempeñarán..

Dicho esto, hay un momento y un lugar para las no estructuradas: la etapa final de la entrevista. Estos son cuando los gerentes o compañeros de trabajo que trabajarán en estrecha colaboración con el candidato lideran las entrevistas.

En este punto, un candidato puede estar menos nervioso y tanto los entrevistadores como los entrevistados discutirán los detalles finales necesarios para decidir.

4 mejores prácticas de entrevistas estructuradas

Encontrar candidatos potenciales y realizar entrevistas es bastante complejo. Haz tu proceso más fácil siguiendo estos consejos:

1. Comparte la estructura

Envíe a los candidatos una descripción general de la entrevista un par de días antes de la reunión para ayudarlos a prepararse y darles tiempo para cancelar si algo no está de acuerdo. Este podría ser un documento más simple que el suyo; por ejemplo, es posible que no proporcione preguntas exactas sino descripciones amplias de lo que preguntará.

Pero asegúrese de incluir una breve descripción de su empresa, las responsabilidades de los roles y un cronograma para la entrevista para que sepan qué esperar.

2. Agrega claridad y contexto

Haga preguntas relevantes a las habilidades y experiencia mencionadas en la descripción del trabajo. Esta es información que ya leyeron (y con suerte revisaron), por lo que las preguntas serán menos sorprendentes.

Si la entrevista es para un rol de gestión de proyectos y la delegación es una habilidad requerida, puede preguntarle al candidato: “¿Podría hablarme de un momento en el que delegó tareas de manera efectiva para completar un proyecto antes de su fecha límite? ¿Cómo fue su proceso de delegación?

3. Marca inmediatamente

Hacer las mismas preguntas repetidamente hace que sea fácil confundir las respuestas de un candidato con las de otro. Tome notas detalladas y anote sus primeras impresiones inmediatamente después de la entrevista.

Si su empresa utiliza un sistema de seguimiento de candidatos, puede haber una función para calificar a los candidatos. De lo contrario, cree una escala de calificación para realizar un seguimiento de las respuestas y su impresión. Puede elegir un sistema de puntuación del 1 al 5 para preguntas como “¿Qué tan completa fue su respuesta?” o “¿Qué tan bien demostraron esta habilidad?”

Es posible que se sorprenda con los puntajes totales y las fortalezas o debilidades que revelan sobre los candidatos.

4. Señala tus valores

Elija nuevos empleados que se alineen con la marca de la organización y la cultura de la empresa. Puede hacer que esto suceda expresando su marca y usando un lenguaje cargado de valor durante la entrevista para ver si repiten los términos o se desvían del camino.

Esta también es una excelente manera de comprender si los candidatos han hecho su tarea e investigado la empresa.

La mayoría de las organizaciones tienen una declaración de misión y valores fundamentales. Si su empresa valora el trabajo en equipo y la colaboración, por ejemplo, pregunte a los candidatos qué tipo de trabajo les gusta más y cómo prefieren que se supervise y organice el trabajo en equipo. Si prefieren ser un lobo solitario, es posible que no prosperen en su lugar de trabajo.

También preste atención a si la forma en que se expresan se alinea con sus valores. Si es una empresa nueva que está creciendo rápidamente, haga preguntas sobre la capacidad del candidato para adaptarse, trabajar en un entorno acelerado o aprender rápidamente, por ejemplo.

Ejemplos de preguntas de entrevista estructurada

Elija varios tipos de preguntas de la entrevista para evitar la repetición o reducir las oportunidades de respuesta. Estos tres tipos de preguntas se complementan bien entre sí, por lo que obtiene una comprensión completa de las cualidades del candidato:

Preguntas de entrevista estructuradas específicas del trabajo

Estos son personalizados y se enfocan en qué tan bien un candidato desempeñaría un rol específico:

• ¿Qué es lo que le gusta y lo que no le gusta de su trabajo más reciente?

• ¿Por qué solicitaste este puesto?

• ¿Cuáles son sus experiencias pasadas trabajando con [name of a program or specific skill]?

• ¿Qué estás buscando en un nuevo trabajo?

• ¿Cuál es su estilo de gestión preferido?

• ¿Cuál es tu cadencia de comunicación preferida?

Preguntas estructuradas de la entrevista conductual

Las preguntas de comportamiento se centran en las experiencias profesionales y las habilidades interpersonales y blandas del candidato:

• Hábleme de un momento en que superó un desafío en el lugar de trabajo.

• ¿Cómo aborda el conflicto en el lugar de trabajo?

• ¿Qué te motiva a hacer tu mejor trabajo?

• ¿Prefieres el trabajo en solitario o en colaboración?

• Cuéntame sobre un fracaso y lo que aprendiste.

• Háblame de un éxito laboral del que te sientas particularmente orgulloso.

• ¿Cuáles cree que son los valores de liderazgo más importantes?

Preguntas estructuradas de la entrevista situacional.

Las preguntas situacionales se centran en las competencias de resolución de problemas y pensamiento crítico del candidato:

• Háblame de una ocasión en la que lidiaste con un desacuerdo con un gerente. ¿Cómo superaron ustedes dos este conflicto?

• Hábleme de un momento en que manejó a un compañero de trabajo difícil. ¿Qué estrategia usaste y por qué?

• Háblame de un momento en el que no estabas contento con tu desempeño laboral. ¿Qué pasos tomaste para cambiar?

• Háblame de una ocasión en la que notaste un problema y te encargaste de encontrar una solución.

Mejorando las entrevistas

Las entrevistas son estresantes por todas partes. Es posible que los candidatos hayan recibido rechazos durante toda la semana y ahora tengan que lidiar con otra entrevista angustiosa. Los gerentes de contratación quieren lo mejor para su empresa, lo que significa contratar grandes talentos.

Puede mejorar el proceso de la entrevista proporcionando entrevistas estructuradas. Es probable que ya sepa lo que quiere preguntar a cada candidato; solo tiene que formalizarlo y desarrollar el hábito de enviar a los solicitantes una descripción general. Pasará menos tiempo hablando en círculos y más tiempo encontrando el ajuste perfecto.